De un tiempo a esta parte, ya no nos sorprende oír términos como «Transformación Digital», «Industria 4.0», «Big Data»… y tampoco sorprende escuchar que estos conceptos son necesarios para que una empresa avance al ritmo de la revolución tecnológica. Pero… ¿sabemos cómo implementarlos correctamente y sin encontrar problemas por el camino?
En este post vamos a tratar de resolver esta cuestión y responderemos a la pregunta de cómo digitalizar tu pyme en 2020, teniendo en cuenta el panorama digital de las pymes en la actualidad y analizando las previsiones que se nos presentan para los próximos años.
Digitalización de las pymes en la actualidad
Empecemos con algo de contexto. La progresión de pequeñas y medianas empresas que se suben al tren de la transformación digital, ha sido considerable respecto a años anteriores. Aón en 2017, las pymes seguían mostrándose, en su mayoría, reticentes a la digitalización. Sin embargo, podemos ver un cambio considerable a partir del pasado año. En 2019, las empresas digitalizadas en España llegaron a superar al promedio de la UE.
Entre los procesos automatizados de las pymes que han impulsado esta transformación digital, destaca la creciente implantación de softwares ERP para planificar los recursos de la empresa y tener control absoluto de todas las áreas y departamentos. Se trata del software empresarial más utilizado actualmente, implementado en más del 80% de las empresas españolas.
Una de las grandes ventajas de la creciente digitalización de la pyme, es la enorme cantidad de datos que ello supone. Esta información permite a las empresas evaluar la situación de cada una de sus acciones y anticiparse a posibles crisis o problemas, pudiendo activar protocolos de prevención. Sin embargo, a día de hoy la pyme continóa sin procesar y analizar gran parte de estos datos y estadísticas, por lo que no estaría aprovechando todo el potencial que la digitalización puede aportar a sus departamentos.
La novedad que encontramos y que puede servir de ayuda para este 2020, es que la CEOE (Confederación Española de Organizaciones Empresariales) ha creado un plan para apoyar la digitalización de la pyme española. Estas ayudas constarán de foros de encuentro destinados a la formación y al debate, así como de subvenciones económicas para renovar las soluciones tecnológicas que superen los cuatro años en la empresa.
Y una vez ya conocemos la situación digital de las pymes y lo que deparará este año, llegamos a la pregunta… ¿qué podemos hacer para facilitar el camino hacia la transformación digital?
5 claves para digitalizar tu pyme en 2020:
Digitalizar una empresa no es tarea fácil; es un proceso que se debe planificar y controlar. No se trata de adquirir programas y herramientas de trabajo sin más, si no que debemos evaluar cuáles son los recursos tecnológicos que más convienen a nuestra pyme segón su sector, su actividad y su mercado.
Estas claves para digitalizar tu pyme te ayudarán a esclarecer ideas y a formar un plan específico para sumarte al cambio este 2020:
1. Analiza la situación actual: Antes de ponerte manos a la obra, necesitarás hacer un diagnóstico para conocer la situación en la que se encuentra actualmente tu pyme. Analiza qué procesos ya tenéis automatizados, cómo se gestiona el historial de los clientes, cuál es la presencia de la empresa en Internet, de qué manera recopiláis información… etc.
Si encuentras dificultades para realizar este análisis desde cero, un buen punto de partida es hacer un test de madurez digital que te ayude a conocer con más detalle la situación digital de tu empresa.
2. Define los objetivos: A pesar de su importancia, solo un 19% de las pymes cuenta con un plan de digitalización. Para digitalizar una pyme correctamente es necesario contar un plan de acción, y eso empieza con la definición de objetivos. Conocer los puntos fuertes y débiles de tu empresa te ayudará a establecer metas tangibles y realistas.
Cuando tengas 100% claro lo que tu empresa necesita conseguir, es hora de determinar los pasos que seguiréis para alcanzar esos propósitos. Haz que todos los miembros del equipo participen de esta planificación; recuerda que la transformación digital es un proceso complejo que involucra a todos los departamentos y todas las actividades de un negocio.
3. Formación y talento: ¿Has oído hablar de la «cultura digital»? Es un concepto que viene implícito en la digitalización de una empresa. La capacitación es indispensable para este proceso, y es precisamente uno de los puntos flacos donde más flaquean las pymes en España. Existen numerosos programas de formación a los que tu empresa puede acogerse mediante algón tipo de ayuda o subvención. Aquí puedes consultar algunos de ellos.
Además de la formación para tu equipo, debes tener presente que depende del nivel de digitalización al que aspire tu pyme, es posible que tengas que contratar nuevos profesionales. Aunque puede parecer que a día de hoy sigue siendo complicado encontrar talento digital (por su alta demanda), lo cierto es que cada vez hay más profesionales digitales ingresando al mundo laboral, es cuestión de saber dónde buscar.
4. Herramientas de gestión empresarial: Invertir en innovación y nuevas tecnologías es indispensable para poder avanzar hacia la Industria 4.0. Las herramientas TIC son el aliado perfecto para dejar atrás los métodos tradicionales y pasar al digital todos los procesos que se lleven a cabo en tu pyme. También es importante tener en cuenta que, aunque existen numerosos programas de gestión, no todos tienen por qué ser necesarios en tu negocio, la clave estará en escoger aquellas herramientas que te vayan a ayudar a conseguir tus objetivos.
Algunas herramientas que puedes implementar son:
- Software ERP (Enterprise Resource Planning): para gestionar los proyectos y la facturación del negocio. Te será muy ótil para administrar cualquier área de tu pyme (producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas, contabilidad, etc).
- Software BI (Business Intelligence): para transformar información en conocimiento. Esta herramienta sirve para medir y analizar todos los datos que se recopilan en tu negocio. De esta forma, la toma de decisiones se vuelve mucho más fácil y segura.
- Software CRM (Customer Relationship Management): para gestionar el marketing y las ventas del negocio. Es interesante incluirlo en tu estrategia, ya que puede ayudar a tu equipo comercial a ser más eficaz en las relaciones con los clientes.
- Herramientas para la gestión de tareas: para llevar un control y seguimiento de todas las acciones realizadas y pendientes. Permite estar en contacto con todos los miembros del equipo sin tener que realizar reuniones presenciales para ver el estado en el que se encuentra cada tarea, lo que contribuye a optimizar el tiempo de trabajo.
5. Satisfacción del cliente: Durante todo el proceso de digitalización de tu pyme, debes tener el punto de mira en el cliente. Cada uno de los recursos que escojas para transformar el negocio, además de para agilizar y optimizar el trabajo diario, ha de ser para mejorar la experiencia de tus clientes actuales y potenciales.
Aquí un dato que puede que te anime a tomar la decisión definitiva de digitalizar tu pyme: más del 60 % de las empresas ha notado un mejor servicio al cliente tras implementar las nuevas tecnologías en su negocio. Suena bien, ¿verdad?
Ahora que ya tienes una hoja de ruta para digitalizar tu pyme, ¿qué dices?, ¿nos ponemos a ello?
