Presentación
Hola, soy Enrique Santonja, consultor comercial de pccom con más de 12 años dedicados a trabajar con empresas de distribución.
Lo que hoy os quiero contar en este pequeño post, es el porqué de la importancia de controlar, gestionar y conocer perfectamente la trazabilidad en tu negocio de Distribución de Alimentación y Bebidas.
Qué es la trazabilidad cuando hablamos de Distribución de Alimentación y Bebidas
Antes de entrar en detalle, os voy a contar qué dice el Comité de Seguridad Alimentaria: La trazabilidad son «procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas».
Qué es lo que opino yo: La trazabilidad es «el mejor sistema para controlar, gestionar y conocer que tenemos en nuestro almacén, cómo comprar, cómo vender, en definitiva cómo manejar todo nuestro negocio desde el punto de vista de la entrada y salida de mercancía».
Ventajas de disponer de la trazabilidad real para empresas de Distribución de Alimentación y Bebidas
Realmente debemos concienciarnos que controlar la trazabilidad real de nuestro almacén nos proporciona una tranquilidad y una serie de ventajas que debemos tener muy presente aun teniendo en cuenta el posible o más que posible, coste añadido que conlleva.
Es evidente que una empresa de Distribución de alimentación y bebidas no deja de ser un «almacén» en el cual entra y sale mercancía. Por tanto, para poder ver con claridad todos los beneficios que nos puede aportar debemos tener dos conceptos muy importantes de inicio, en los cuales debemos invertir nuestros esfuerzos:
- Recepción de mercancía: Es el proceso por el cual introducimos productos en nuestro almacén y en el cual debemos centrar nuestros esfuerzos para introducir esa mercancía correctamente, es decir, el producto real que es, el lote, la fecha de caducidad e incluso el peso si es el caso.
Lo deseable sería que todo producto estuviese correctamente etiquetado en un formato universal y legible por todos, en este caso con la codificación de AECOC y el código de barras correspondiente, ¿por qué con código de barras? pues porque es la forma más rápida y segura de identificar esos productos. Puesto que la ley actual no obliga a realizarlo de esta manera, aquí es donde entra el primer coste donde invertir nuestros esfuerzos.
Hay que etiquetar todo producto que no venga correctamente etiquetado y darle entrada a nuestro almacén con la información real del mismo. De esta manera lo primero que salta a la vista es que vamos a poder identificar si el producto que recibimos es el que hemos pedido y no nos estén dando un producto de un volumen por otro por ejemplo, también sabremos si está caducado, si tiene la fecha de caducidad mínima que exigimos, si ya tenemos en el almacén ese mismo producto con una fecha de caducidad más nueva que la que estamos recibiendo. - Preparación de pedidos: desechando la primera idea que nos puede venir a la mente (hay que coger en el almacén el lote más viejo para preparar el pedido), lo que tenemos que hacer es identificar de manera inequívoca que producto vamos a servir a cada cliente, es decir, qué producto, con qué lote, fecha de caducidad y peso (si es el caso), que servimos a cada uno de nuestros clientes. Hablamos de productos de alimentación y bebidas que vamos a servir diariamente y que un día de rotación no va a afectar a que se eche a perder un producto por caducidad. Una vez terminada nuestra preparación de pedidos y los camiones de reparto fuera del almacén, es cuando tenemos el tiempo necesario y, sin las prisas de este crucial proceso, poder saber de la mano de un buen ERP, si hemos expedido algón producto con un lote más nuevo teniendo en el almacén algón producto con lote más viejo, en ese momento es donde solucionaremos el problema de fronteo, pérdida o rotura del producto en concreto, para poder darle salida al día siguiente o gestionarlo al almacén correspondiente en caso de rotura o pérdida.
Las ventajas que logramos llevando una correcta trazabilidad son, por ejemplo:
- La evidente, conocemos exactamente que tenemos en nuestro almacén. Un buen sistema de procesos junto con ERP optimizado al efecto debe proporcionarnos en todo momento la foto «˜real´ de nuestro almacén.
- Cumplimos con la legalidad, cabe recordar que debemos imprimir en albaranes y facturas los lotes que estamos dejando a cada uno de nuestros clientes
- Imagen, que nuestro cliente confíe en que lo que le servimos es realmente lo que decimos. Podemos llegar a servir a nuestros clientes informando incluso del tiempo de vida restante de nuestro producto.
- Rápida respuesta ante cualquier alerta sanitaria, ya sea aguas arriba o aguas abajo, tendremos controlado a quien hemos comprado qué y sobre todo a quien hemos vendido qué y tendremos que retirar.
- Mejor rotación de nuestro stock, si realmente conocemos todo el producto que tenemos podemos conseguir rotar nuestro stock de manera óptima.
- Podemos evitar perdida de dinero por caducidades, quizá lo más importante a nivel económico, ¿cuánto dinero hemos perdido por caducar un palet de producto que no tenemos en cuenta, o por tener que venderlo más barato para evitar que se caduque?
- Ante cualquier fallo de nuestro proveedor podemos actuar de inmediato. Si el proveedor nos envía algo caducado, más viejo de lo que ya nos envió en otra ocasión, a punto de caducar, etc.. podemos solucionarlo en el momento y evitar toda la pérdida que puede generar no llevar ese control.
Conclusión
Estoy convencido que si ponemos en una balanza el coste que ocasiona recepcionar y etiquetar lo que no está correctamente etiquetado, con el beneficio de tener un control total de nuestro almacén, el resultado es más que interesante, es realmente necesario para poder hacer de la empresa un negocio rentable, seguro y sobre todo controlado ante posibles incidencias que puedan ocurrir. Creo que debería ser el primer objetivo de una empresa de Distribución de Alimentación y Bebidas.
